home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 007a / wml21b.zip / WML.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-03-02  |  119KB  |  2,839 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                   What Mailing List?                                  __________________
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                        CONTENTS
  14.  
  15.  
  16.  
  17.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  18.  
  19.           II.   COPYRIGHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  20.  
  21.           III.  LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  22.  
  23.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME) . . . . . . . . . .   2
  24.  
  25.           V.    INTRODUCTION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  26.  
  27.           VI.   UPDATES, ORDERING METHODS, AND REGISTRATION FEES  . . .   3
  28.                 A. Updates Are Free . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  29.                 B. How To Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  30.                 C. Pricing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  31.                 D. Complimentary Registered Editions  . . . . . . . . .   6
  32.                 COMPLIMENTARY REGISTRATION APPLICATION  . . . . . . . .   7
  33.                 INVOICE & REGISTRATION FORM . . . . . . . . . . . . . .   8
  34.  
  35.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  36.                 A. Storage Requirements (Disk Drives) . . . . . . . . .   9
  37.                 B. Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  38.                 C. Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  39.  
  40.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE . . . . . . . . . . .    11
  41.  
  42.           IX.   RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME . . . .    11
  43.                 A. Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  44.                 B. Using a Monochrome Monitor with a Colour Card  . .    12
  45.                 C. Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  46.                 D. Status Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  47.  
  48.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES  . . . . . . . . . . .    14
  49.                 A. Creating a New File  . . . . . . . . . . . . . . .    14
  50.                 B. Opening an Existing File . . . . . . . . . . . . .    15
  51.                 C. Saving/CLosing a File  . . . . . . . . . . . . . .    15
  52.                 D. Deleting a File  . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  53.                 E. Making Back-up Copies of Your Files  . . . . . . .    16
  54.                 F. Restoring Files from a Back-up Copy  . . . . . . .    16
  55.                 G. Formatting Floppy Disks  . . . . . . . . . . . . .    16
  56.                 H. Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing) . . . . .    17
  57.                 I. Removing Records Which Are Marked for Deletion
  58.                    (Packing)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  59.  
  60.                                          -i-
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                   What Mailing List?                                  __________________
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                 J. Importing Data from Other Software . . . . . . . .    17
  79.                    1.  Importing ASCII Files (17)                       _____________________
  80.                    2.  Importing WML 1.x Files (18)                       _______________________
  81.                    3.  Importing WML 2.x Files (18)                       _______________________
  82.                    4.  Importing Other dBase Files (19)                       ___________________________
  83.                 K. Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  84.                    1.  WordPerfect Merge (20)                       _________________
  85.                    2.  Microsoft Word Merge (20)                       ____________________
  86.                    3.  Ventura Publisher (20)                       _________________
  87.                 L. PRINT/SELECT/QUERY . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  88.                    1.  Selecting entries to be printed (21)                       _______________________________
  89.                    2.  Query: Acting upon selected entries (21)                       ___________________________________
  90.                    3.  Selection Examples (22)                       __________________
  91.                    4.  Printing (22)                       ________
  92.                    5.  Group List (23)                       __________
  93.                    6.  Envelopes (23)                       _________
  94.                    7.  Labels (25)                       ______
  95.                    8.  Phone Book (25)                       __________
  96.                    9.  Zip/Postal Code Distribution List (26)                       _________________________________
  97.  
  98.           XI.   DATA ENTRY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  99.                 A. Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  100.                    1.  Special Keys and Key Combinations (27)                       _________________________________
  101.                    2.  Function Keys (F-Keys) (27)                       ______________________
  102.                    3.  Using Filters (27)                       _____________
  103.                    4.  Getting Help (F1/Help) (28)                       ______________________
  104.                    5.  Locating Another Entry (F2/Find) (29)                       ________________________________
  105.                    6.  Grouping Entries Together (F3/Group) (29)                       ____________________________________
  106.                    7.  Adding New Records (30)                       __________________
  107.                    8.  Changing Existing Records (31)                       _________________________
  108.                    9.  Using the Delete/Omit/Bad Address Flags (31)                       _______________________________________
  109.                    10. Using Smart Zip (32)                       _______________
  110.                    11. Macros & Key Words (32)                       __________________
  111.                 B. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  112.                 C. Abbreviations (Macros) . . . . . . . . . . . . . .    34
  113.  
  114.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF
  115.                 ENTRIES)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  116.                 A. Changing the Index . . . . . . . . . . . . . . . .    35
  117.                 B. Filters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    35
  118.                    1.  Setting a Filter (35)                       ________________
  119.                    2.  Clearing a Filter (35)                       _________________
  120.  
  121.           XIII. PREFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  122.                 A. Setting Your Return Addresses  . . . . . . . . . .    36
  123.                 B. Choosing a Back-up Method  . . . . . . . . . . . .    36
  124.                 C. Mailing to Various Countries (Country setting) . .    36
  125.  
  126.                                          -ii-
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                   What Mailing List?                                  __________________
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.                 D. Setting Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . .    37
  145.                 E. Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types  . .    37
  146.                 F. Defining your Printers . . . . . . . . . . . . . .    38
  147.                    1.  Laser Printer Soft Fonts (39)                       ________________________
  148.                    2.  Scalable Fonts (39)                       ______________
  149.                 G. Duplicate Checking . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  150.  
  151.           XIV.  HELP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.                                         -iii-
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   What Mailing List?                                  __________________
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY
  211.  
  212.                 By using this software and documentation ("WML") you must
  213.           accept this disclaimer of warranty:
  214.  
  215.                 WML is provided "as is" without any warranties or
  216.           conditions, expressed or implied, including, but not limited to,
  217.           those concerning merchantability and fitness for a particular
  218.           purpose.  By using WML, you are expressly releasing the author,
  219.           Angel Babudro, from any liability resulting from the use of this
  220.           software and documentation.  You must assume the entire risk of
  221.           using WML.  Please test and supervise WML thoroughly before
  222.           relying on it.
  223.  
  224.  
  225.           II.   COPYRIGHT
  226.  
  227.                 WML is owned and copyright (c) 1989-1993 by Angel Babudro,
  228.           all rights reserved.  You may only use and/or distribute WML
  229.           under the License terms below.
  230.  
  231.  
  232.           III.  LICENSE
  233.  
  234.                 1. WML is being distributed as Shareware.  This program is
  235.           not free.  WML is licensed for individual personal use and
  236.           evaluation for an unlimited time.  Use and evaluation by
  237.           businesses, corporations, governments, consultants or
  238.           professionals of any type, or individuals in any kind of
  239.           organized or commercial activity is limited to 60 days, after
  240.           which time the REGISTERED Edition of WML must be purchased or the
  241.           use of Unregistered Edition of WML must be discontinued.
  242.  
  243.                 2. You may keep as many backup copies of WML as you wish,
  244.           but you may not run a Registered Edition of WML simultaneously on
  245.           more than one computer.  Additionally, you are granted the right
  246.           to share WML with others, as long as you distribute the WML
  247.           archive exactly as you received it, with all associated files
  248.           included.  REGISTERED USERS may NOT distribute the separate file
  249.           CONFIG.WDT nor the font files (*.SFP and *.SFL).
  250.  
  251.                 3. Under no circumstances may you charge any fee or receive
  252.           any other form of consideration for distributing the WML files
  253.           without express written consent from the copyright holder, Angel
  254.           Babudro, other than to charge a fee of not more than US$6 (six
  255.           dollars) for the disk and/or service of distribution.
  256.  
  257.  
  258.                                          -1-
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                   What Mailing List?                                  __________________
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME)
  277.  
  278.                 The best way to figure out a problem is to keep hitting
  279.           keys until it all works out...  :)  Just kidding.
  280.  
  281.                 If you have questions or need help, just drop a note to me
  282.           or send mail to the BBSs listed below.  Registered Edition users,
  283.           vendors, and sysops may contact me via telephone as well.  Sysops
  284.           and shareware vendors please see VENDOR.DOC for distribution
  285.           information.
  286.  
  287.                 Mail        Angel Babudro, "Organic Computer Wizardry",
  288.                             28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  289.                 Phone       (315) 853-6942 9am - 5pm Eastern Time, Mon-Fri
  290.  
  291.                 BBS         Angelo Babudro (to avoid gender confusion)
  292.                 West Coast  Researcher's BBS, So Cal (805) 949-8151 USR DS
  293.                 East Coast  Nite-Air, Central NY (315) 339-8831 USR 14.4
  294.  
  295.  
  296.           V.    INTRODUCTION
  297.  
  298.                 Introducing What Mailing List? version 2.  In the summer of                            __________________
  299.           1989 WML was originally written using QuickSilver - a dBase
  300.           compiler.  As features were added WML got bigger and slower until
  301.           I realized it could never become the product I had envisioned
  302.           unless I switched languages.  During the summer of 1992 I re-
  303.           wrote the whole darned thing in PDS/BASIC 7.
  304.  
  305.                 What Mailing List? provides a simple and flexible way to                __________________
  306.           easily manage and print mailing lists.  My focus has been
  307.           providing the tools to track relatively small amounts of
  308.           information (500 to 2,000 names per list in up to 250 lists). 
  309.           WML is ideally suited for those times when you want a good-
  310.           looking envelope or label, or maybe a hundred, but not fifty
  311.           thousand.  Software that is made to handle huge lists tends to be
  312.           horribly complicated to use.  WML is different.
  313.  
  314.                 I use WML regularly: when I need an envelope I print it on
  315.           my laser, and when I need labels I switch to the dot matrix
  316.           printer.  It's very fast and easy for me, and I hope you find WML
  317.           just as easy and fast to use.
  318.  
  319.                 Learning WML can probably be done as you are using it, with
  320.           little or no help from this manual.  Keep an eye on the bottom of
  321.           the screen since that is where I put special function keys.  If
  322.           you use a mouse, many of these commands can be accessed with the
  323.  
  324.                                          -2-
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                   What Mailing List?                                  __________________
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.           mouse as well.  Many of my clients' greatest fear is losing data,
  343.           so I'd like you to know that I use WML almost every day and my
  344.           information is safe, plus WML will always warn you before it
  345.           erases or abandons information so you can't lose anything without
  346.           knowing about it first.  Guarantees are impossible to make
  347.           (actually, they're easy to make but impossible to keep), but I                                     ____
  348.           can say that WML is as "safe" as any other high quality PC
  349.           software product.  I've never lost a byte of information nor have
  350.           I heard of anyone else who has.
  351.  
  352.                 This shareware manual is intended for people with some
  353.           knowledge of computers, MS-DOS, and data bases.  A detailed
  354.           manual is available to registered users which is more thorough,
  355.           covering elementary and advanced topics not covered here.
  356.  
  357.                 Any trademarks I happen to mention here are, of course,
  358.           property of their respective owners.
  359.  
  360.                 Thanks to The Researcher's BBS sysop Skip Taylor for all
  361.           his beta testing and being a great friend.  Thanks to HDM IV
  362.           author Jim Hass for his support, feedback, and his excellent hard
  363.           disk menu.  Many thanks and good karma to sysops Dan Healy, Mike
  364.           Halley, and Tom McElvy who have been very helpful in shaping the
  365.           future of WML -- it makes my day every time one of you calls.  :)
  366.  
  367.  
  368.           VI.   UPDATES, ORDERING METHODS, AND REGISTRATION FEES
  369.  
  370.                 I hope that you are so happy with WML that registering will
  371.           be reward enough in itself, but I think it's more fun & exciting
  372.           to get something new.  And so you shall!  I do so much
  373.           programming on this machine of mine that there are updates
  374.           practically every day, so you will definitely get an updated
  375.           version.  One day I realized that if I'm always updating my
  376.           software some people will want to wait for that day when it's
  377.           "done."  So I thought, "Hey, wouldn't it be nice if software
  378.           publishers gave out free updates so you wouldn't have to wonder
  379.           when the best time was to register?"  So I decided to do just
  380.           that...
  381.  
  382.                 A. Updates Are Free
  383.  
  384.                 Really.  Register yourself for WML version 2 and your
  385.           registration is valid for ALL releases of WML version 2.  You can
  386.           download updated versions from a bulletin board or get a copy
  387.           from a friend or shareware vendor and over-write the old files
  388.           with the new ones.  The new version will recognize your
  389.  
  390.                                          -3-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                   What Mailing List?                                  __________________
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.           registration "stamp" in your CONFIG.WDT file (which is NOT
  409.           distributed with the Unregistered Edition).  If you can't find
  410.           WML on a bulletin board in your area, tell a sysop you want it
  411.           and give her/him my address and BBS contact numbers; maybe s/he
  412.           can get it for you (I've heard of FREQing files; don't know what
  413.           it is, though, so ask the sysop).
  414.  
  415.                 If I must provide a new registration file or if you want to
  416.           get an update through the mail, I will provide updates on disk
  417.           for $7.00 (add shipping outside the U.S.).  Prices are subject to
  418.           change, but basically I want to cover all my costs with a small
  419.           buffer.  You may also send me a disk with return postage, a
  420.           return label, and $2.00; I'll re-use the envelope and mail the
  421.           update to you without charge.
  422.  
  423.                 How often is WML updated?  At this stage I am releasing a
  424.           new version about every other month with a major update happening
  425.           every six to eight months.  There are a couple of major updates
  426.           in the works (like bar codes on dot matrix labels), but most of
  427.           the updating I've been doing lately is refining the documentation
  428.           and fixing bugs with what's already there.  If you find a bug,
  429.           please let me know about it (be as thorough and specific as you
  430.           can, please) and I will fix it and send you an update.
  431.  
  432.                 I would like everyone to see my software as a bargain, so I
  433.           want to keep my prices low.  I'm still new at this shareware
  434.           business, though, so I hope you understand if I need to fine-tune
  435.           things.  If this document is more than nine months old it would
  436.           be a good idea to check with me before ordering.
  437.  
  438.                 B. How To Order
  439.  
  440.                 U.S. customers please send cash, check, or money order. 
  441.           Canadian customers please send cash or Canadian International
  442.           Money Order (CIMO).  Customers in other countries please send
  443.           U.S. funds drawn on a U.S. bank.  If you send cash use a
  444.           "security" no-see-through envelope and you may want to send it
  445.           via Registered mail, too.
  446.  
  447.                 If you prefer to use a credit card, you can order WML from
  448.           Public (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover
  449.           card by calling 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or by
  450.           FAX to 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470.  THESE NUMBERS
  451.           ARE FOR ORDERING ONLY.  I CANNOT be reached at those numbers.  To
  452.           contact me for information about dealer pricing, volume
  453.           discounts, site licensing, the status of shipment of the product,
  454.           the latest version number, or for technical information, call
  455.  
  456.                                          -4-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                   What Mailing List?                                  __________________
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.           315-852-6942 or write me at 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  475.           13323-1506.  Shareware is "try before you buy" so please
  476.           understand that product returns are not allowed.
  477.  
  478.                 Please note that PsL will add $3 for shipping & handling to
  479.           U.S. as well as Canadian orders.
  480.  
  481.                 C. Pricing
  482.  
  483.           Registration with Disk -- A single copy costs $29.  You will
  484.                 receive the latest Registered Edition of What Mailing List?                                                         __________________
  485.                 with automated installation, the latest version of this
  486.                 documentation on disk, some PCL soft fonts that I have put
  487.                 together (including a postal bar code font), and
  488.                 notification of updates.  See below for printed & video
  489.                 manuals.
  490.  
  491.           Multiple Copies / Wholesale -- If you would like to resell What                                                                     ____
  492.                 Mailing List?, give it to clients as a promotional item,                _____________
  493.                 have multiple locations at which you would like to install
  494.                 WML, etc., you may receive a discount on the price of WML
  495.                 as follows:
  496.                 -  2-4 disk copies on the same order                    40%
  497.                 -  5 or more disks on the same order                    50%
  498.  
  499.           Site License -- use WML on as many computers as necessary at a
  500.                 single location of a single business.  Purchase a single
  501.                 copy (see above) and add the appropriate site license fee
  502.                 below:
  503.                    Up to 4 computers                        $30.00 per site
  504.                    Up to 10 computers                       $70.00 per site
  505.                    Up to 20 computers                      $150.00 per site
  506.                    Any number of computers                 $400.00 per site
  507.  
  508.           Manuals -- printed on my laser printer and bound in a flexible 3-
  509.                 ring binder, these manuals contain pictures & detailed
  510.                 descriptions of each screen, some basic computer & data
  511.                 base lingo, and an index.  I want people to have and use
  512.                 these manuals, but I am very concerned about deforestation. 
  513.                 Experienced users will probably have no need for a manual.
  514.                    One copy                                           $8.00
  515.                    Multiple copies on same order                 $6.00 each
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.                                          -5-
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                   What Mailing List?                                  __________________
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.           Video Manual -- I am creating a video manual for WJS so you can
  541.                 learn by watching someone else do it.  The video manual
  542.                 will be available around June 1, 1993.  I can provide tapes
  543.                 in HiFi VHS, 8mm, or Beta formats.  I'm going to start by
  544.                 dubbing all the tapes myself and see how it goes; the
  545.                 prices below are good until January 1, 1994.  After this
  546.                 date please contact me before ordering a video manual.
  547.  
  548.                 All formats have a standard audio track so they can be
  549.                 played on any videotape machine, HiFi or not.
  550.                    VHS HiFi, Beta HiFi, or 8mm PCM+HiFi       $10.00
  551.  
  552.                 D. Complimentary Registered Editions
  553.  
  554.                 I would like to give away some complimentary registrations
  555.           in return for a little bit of marketing assistance.
  556.  
  557.           1. If you write a review of one of my packages and post it on a
  558.              bulletin board, send me a copy of it showing the BBS's header
  559.              and the name and phone number of the BBS.  Just give me your
  560.              honest praise and criticism in a decent review.  Your review
  561.              will be most helpful to me if it mentions your best & worst-
  562.              liked features and any ideas you have for improvement.  If you
  563.              have any experience with other mailing list managers, please
  564.              include your opinion of how they compare to each other.  This
  565.              will help me decide the future of WML and for that help I will
  566.              send you a complimentary registered disk.
  567.  
  568.           2. It helps me to know which BBSs carry my software and the more
  569.              the better, of course!  If you will upload a package to at
  570.              least five public ("open") BBSs, send me their names and phone
  571.              numbers along with the archive name you uploaded, and I'll
  572.              send you a complimentary registered disk.  I would appreciate
  573.              you uploading to time-share systems, private ("closed") BBSs,
  574.              or part-time BBS, but please do not use these to apply for a
  575.              complimentary registered edition.  BTW: I use an HST 14.4
  576.              modem so it would be best if you provided me with BBSs which
  577.              also use HSTs so I can hook-up at high speed.
  578.  
  579.           3. If you are a consultant or other type of computer professional
  580.              and your recommendation leads to one or more of your clients
  581.              purchasing WML, just send me a note with your client's
  582.              registration or have them mention your name when they
  583.              register.  I will send a complimentary registered edition or
  584.              an update for every registration you get for me.  This is in
  585.              lieu of a multiple copy discount; I intend it for consultants
  586.              who choose not to deal with sales tax.
  587.  
  588.                                          -6-
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                   What Mailing List?                                  __________________
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.              I want your help with distribution, but please remember that
  607.           this is not Microstuff Corp. -- it's just me and my computer so
  608.           please give me the help I need in return for the freebie.  It
  609.           helps a lot when you send back disks to be re-used - even the
  610.           envelopes can often be re-used.  When you order a complimentary
  611.           registration please fill in the appropriate information below
  612.           PLUS the Invoice so I know what size disk you need, etc.
  613.  
  614.                         COMPLIMENTARY REGISTRATION APPLICATION
  615.  
  616.              Please also fill in the Invoice on the following page (put $0
  617.           for the disk price and cross out the $2.00 for shipping).  For
  618.           addresses outside the U.S. please add the extra shipping
  619.           indicated - foreign shipping is a little too pricey for me to
  620.           give away.  If you want anything extra, like a printed manual,
  621.           please include payment for these extra items.
  622.  
  623.           (__) Review posted on (BBS name & number)________________________
  624.              Include a copy of the review, please.
  625.  
  626.           (__) I uploaded (archive name, like WML21.ARJ)__________________
  627.              to these five 24-hour public ("open") BBSs:
  628.  
  629.              BBS Name              Phone Number/Modem Type  Sysop Name             ________              _______________________  __________
  630.  
  631.           1_______________________ ________________________ _______________
  632.           2_______________________ ________________________ _______________
  633.           3_______________________ ________________________ _______________
  634.           4_______________________ ________________________ _______________
  635.           5_______________________ ________________________ _______________
  636.  
  637.              These offers subject to withdrawal or change at any time
  638.           without notice.  All prices are subject to change without notice. 
  639.           Bulletin Board Sysops please see the file SYSOP.DOC for special
  640.           pricing and information; vendors & sysops please see VENDOR.DOC.
  641.  
  642.              That said, I'll do my darndest to honour these offers forever.
  643.  
  644.                      Angel Babudro -- "Organic Computer Wizardry"
  645.                     28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  646.                        (315) 853-6942 Mon-Fri 9-5 Eastern Time
  647.            (home phone, so remember east coast is 3 hours later than west)
  648.  
  649.                        Please register the Shareware you keep.
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.                                          -7-
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                   What Mailing List?                                  __________________
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.                                                 INVOICE & REGISTRATION FORM
  673.                             For Credit card orders see "How To Order" above
  674.  
  675.           Your Name________________________________________________________
  676.  
  677.           Company Name_____________________________________________________
  678.  
  679.           Address__________________________________________________________
  680.  
  681.           City_________________________ State/Prov_______ Zip code_________
  682.  
  683.           Registration     Reg & disk - $29 x Qty _____           $_______ 
  684.  
  685.           Multiple/        2-4 disks -- deduct 40%
  686.           Wholesale        5 or more -- deduct 50%                (_______)
  687.  
  688.           Site License     Up to 4 CPUs add $30; Up to 10 add $75
  689.           (add to above)   Up to 20 add $150; Unlimited add $400   _______ 
  690.  
  691.           Printed Manuals  One copy $8; 2 or more $6 each
  692.                            Qty _____ x $______ each =              _______ 
  693.           Video Manuals    __VHS __8mm __Beta  $10 ea avail 6/1/93 _______ 
  694.  
  695.           Shipping &       Canada, AK, HI, VI, PR add $3           _______ 
  696.            Expenses        Other countries add $9 per copy         _______ 
  697.  
  698.                            ** T O T A L **                         _______ 
  699.  
  700.           Disk size & quantity   [__] 3½"                 [__] 5¼"
  701.           Drive density          [__] Low (DD) required   [__] High (HD) ok
  702.           Extended densities     [__] FDFORMAT extended densities okay
  703.  
  704.           Printer make(s) & model(s)______________________________________
  705.  
  706.           Which version are you using now?________________________________
  707.  
  708.           Where did you get it (BBS name)?________________________________
  709.  
  710.           WML has been delivered to and accepted by customer.  Upon receipt
  711.           of this paid invoice the latest Registered Edition disk and any
  712.           options chosen above will be sent.  Send cash, cheque, money
  713.           order in U.S. funds; Canadians send Cdn$ or CIMO.  NYS residents
  714.           add sales tax.  Mail this page with your cash, cheque or money
  715.           order to Angel Babudro, 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  716.           13323-1506.  Allow 1-3 weeks for the latest version to land on
  717.           your doorstep.  Thank you for your order!
  718.  
  719.  
  720.                                          -8-
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                   What Mailing List?                                  __________________
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS
  739.  
  740.                 The bare minimum you will need is:
  741.                 1. Any IBM-PC-compatible with a 720k floppy or better
  742.                 2. At least 370k of free RAM
  743.                 3. MS/PC-DOS 3.3 or 5.0
  744.  
  745.                 I recommend you use:
  746.                 1. An 80286 or faster computer
  747.                 2. A hard disk with at least one megabyte of free space
  748.                 3. At least 512k free RAM (use CHKDSK to check your RAM)
  749.  
  750.                 WML has been tested on MS-DOS 3.3 and 5.0 and with 4DOS. 
  751.           It should work properly under PC-DOS or MS-DOS version 3.1 or
  752.           later.  You will need 400-600k of disk space for WML and its
  753.           files, depending on which optional files you decide to keep on
  754.           your disk, plus space for the files you will create.
  755.  
  756.                 WML will detect whether you have a monochrome or colour
  757.           card installed, but it cannot detect what type of monitor you
  758.           have.  If the screen is difficult to read, try starting with the
  759.           "/M" switch (for "M"onochrome) like so: "WML /M".
  760.  
  761.                 A.  Storage Requirements (Disk Drives)
  762.  
  763.                 Although WML has a theoretical limit of 5.5 million names
  764.           per mailing list file, you would need a supercomputer or a lot of
  765.           time to manage it.  A 386dx/20 handles 2,000 names or less well;
  766.           a 386dx/40 can handle 3,000; a PC/XT gets bogged down at around
  767.           700 names or so.  I imagine that a 486dx can probably handle
  768.           4,000 to 7,000 names per list without much trouble.  Remember,
  769.           you can have hundreds of files; these are just practical limits
  770.           for each of those files.  Duplicate Checking slows things down,
  771.           so if you have a huge list or a very slow computer, you might
  772.           want to turn Dup Checking off.
  773.  
  774.                 B.  Printers
  775.  
  776.                 WML supports two printers concurrently -- a laser printer
  777.           and a dot matrix printer on LPT1, LPT2, or LPT3.  The laser
  778.           printer must be a PCL 1-5 printer (compatible with H-P LaserJet
  779.           I, II, or III).  The dot matrix printer should be Epson- or
  780.           IBM-compatible (as most are).
  781.  
  782.                 If your printer is not on the list check in your printer's
  783.           manual for its compatibility.  Most dot matrix printers are
  784.           compatible with Epson or IBM, so try these if you can't find a
  785.  
  786.                                          -9-
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                   What Mailing List?                                  __________________
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.           proper match.  I test everything on my NEC P5300, but that's no
  805.           guarantee that it'll work for you.  If something works improperly
  806.           please send me a note explaining your problem and I will fix it
  807.           right away.
  808.  
  809.                 WML has been tested on Panasonic 4450 (H-P LaserJet I-
  810.           compatible) and H-P LaserJet III laser printers.  If I read the
  811.           ads correctly, WML should work with the LaserJet IV as well.  I'm
  812.           sure there are some lasers which could be better supported, so
  813.           let me know if you own one of them!  LaserJet III owners will be
  814.           happy to know that they can use the PCL 5 scalable fonts.
  815.  
  816.  
  817.                 C.  Networks
  818.  
  819.                 With version 2.1 I have placed file "locks" to test WML on
  820.           networks which use the DOS SHARE utility.  I know LANtastic uses
  821.           SHARE, and I think the majority of networks do, too.  Prior to
  822.           version 2.1 every file was opened with exclusive access, meaning
  823.           that it could not be shared over a network.  This would not allow
  824.           the configuration, group, abbreviation, or zip code files to be
  825.           shared which would need to happen on a network.
  826.  
  827.                 I don't have a network nor the resources to put one
  828.           together, so please tell me your experiences.  My intent at this
  829.           point is to allow WML to run on a network but only allow one
  830.           station to open a particular file, and allow the configuration,
  831.           abbreviation, group, and zip codes files to be shared by more
  832.           than one station unless they are being updated.  I wonder what
  833.           will happen if two stations try to update the configuration at
  834.           the same time or even try to open the same mailing list file. 
  835.           Will someone please try some things like this and tell me what
  836.           happens?
  837.  
  838.                 A future plan (which will happen sooner if I get requests
  839.           for it) is to use record locking (versus locking the whole file)
  840.           so that more than one station can share a file as long as they
  841.           work on different records within the file.  This will take a fair
  842.           amount of programming time and coordination with someone who can
  843.           test it for me, so I'm giving it a low priority until/unless that
  844.           special "someone" comes forward...
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.                                          -10-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                   What Mailing List?                                  __________________
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE
  871.  
  872.                 What Mailing List? is made up of the following files:
  873.  
  874.                 WML.EXE       The executable file
  875.                 WML.HLP       The help file
  876.                 WML.TXT       The ASCII text file of this document [*]
  877.                 WML.WP        The WordPerfect file of this document (so you
  878.                               can format it for your printer) [*]
  879.                 POSTAL.DAT    Zip codes file
  880.                 PRINTER.DAT   Printer definition file
  881.                 MAILCODE.SFL  PCL landscape USPS postal bar code font
  882.                 READ.ME       A text file of late-breaking news. Read this
  883.                               first. [*]
  884.                 ORDER.FRM     Order form for all of my software
  885.                 VENDOR.DOC    Information file for BBS Sysops & Shareware
  886.                               distributors/disk vendors [*]
  887.                 SYSOP.DOC     Special deals for BBS sysops & co-sysops [*]
  888.  
  889.                 These are the files which are provided with the
  890.           unregistered package.  Additional files will be created in the
  891.           same directory as you use WML.  Files marked with [*] are not
  892.           needed to run WML so they may be erased if disk space is a
  893.           premium (I would appreciate, however, if you would keep ORDER.FRM
  894.           around until you decide whether or not to order).
  895.  
  896.                 The Registered Edition contains extra files which are for
  897.           use by the registered owner only.  So if you share WML with
  898.           friends and BBSs, please ERASE these files:
  899.  
  900.                 *.SFP         Portrait soft fonts
  901.                 *.SFL         Landscape soft fonts
  902.                 CONFIG.WDT    Registration stamp & configuration info
  903.  
  904.  
  905.           IX.   RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME
  906.  
  907.                 A.  Quick Start
  908.  
  909.                 Type "WML" from the DOS prompt, press "P" to open the
  910.           Preferences menu.  Go down the list and fill in each preference
  911.           window as necessary.  Then use File/New to create a file, and
  912.           enjoy.
  913.  
  914.                 Before you can start entering addresses you will need to
  915.           create at least one mailing list file.  Do this by selecting the
  916.           "New" option under "File" (described below).  Before you can
  917.  
  918.                                          -11-
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                   What Mailing List?                                  __________________
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.           print anything you will have to set your Preferences, at the very
  937.           least defining your printer(s).
  938.  
  939.                 Here's a more detailed explanation:  Highlight
  940.           "Preferences" and press <-+Enter (or press the letter "P", or
  941.           point & click with your mouse) -- you will see a list of choices. 
  942.           Select each item by pressing the highlighted letter or by
  943.           highlighting it using the arrow keys and pressing <-+Enter.
  944.  
  945.                 After you are done setting your preferences, press ESC to
  946.           close the Preferences menu then press "F" for the File menu.  If
  947.           no files are on disk, the only option available will be "New" and
  948.           "Exit".  Press "N" and type a name for your mailing list file. 
  949.           In a couple of seconds the list will be created and you'll be
  950.           ready to go.  That's all there is to it!
  951.  
  952.                 WML should be installed in its own directory.  This not
  953.           only help keep things organized on your hard disk, but it also
  954.           speeds up execution as there is not as large a directory to
  955.           search.
  956.  
  957.                 To start What Mailing List?, go to the disk and directory                         __________________
  958.           which contains the programme (e.g., "C:" <Enter> "cd \WML"
  959.           <Enter>) and type "WML".  In a second or two you will see the
  960.           welcome screen and the menu will appear.  On unregistered copies
  961.           some licensing information is displayed and a 9-second reading
  962.           pause is enflicted upon the unregistered user...
  963.  
  964.                 B.  Using a Monochrome Monitor with a Colour Card
  965.  
  966.                 If you have a monochrome (aka Black & White) monitor
  967.           connected to a colour adapter card then WML will use colours
  968.           which may not be very readable.  CGA adapters are the worst, VGA
  969.           may look fine.  In any case, you can start WML in monochrome mode
  970.           by using the "/M" switch like so:
  971.  
  972.                 WML /M
  973.  
  974.                 Add the "/M" to your WML.BAT file using a text editor.  An
  975.           even better way is to use a menu, such as HDM.  There are a few
  976.           screens which do not "listen" to the /M -- it's a low priority,
  977.           but I am working to fix this.  Please let me know if you have
  978.           difficulty.
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.                                          -12-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                   What Mailing List?                                  __________________
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                 C.  Using the Menus
  1003.  
  1004.                 I have used what I understand to be an SAA-compliant
  1005.           (Standard Applications Architecture) menu system.  Most folks
  1006.           know it better as the Macintosh or Windows menu standard. 
  1007.           Basically, there is a horizontal menu of choices -- File, Data
  1008.           Entry, etc.  Under each of the horizontal choices is a menu of
  1009.           functions pertaining to that item -- it is a two-dimensional
  1010.           menu, in other words.  The last item of the left-most menu is
  1011.           always Exit, to end the programme or the sub-menu you are on.
  1012.  
  1013.                 There are two ways to select an item from the main menu:
  1014.  
  1015.                 1.  Press the letter which is highlighted in the option
  1016.                     description
  1017.                 2.  Use the Up/Down/Right/Left arrows to highlight the
  1018.                     option you want then press <-+Enter (a.k.a. RETURN or
  1019.                     CR).
  1020.  
  1021.                 Some menus do not have highlighted options.  On these menus
  1022.           you must use the arrow keys to highlight your choice then press
  1023.           <-+Enter.
  1024.  
  1025.                 If you want to cancel an operation you selected, just press
  1026.           the Esc ("Escape") key.
  1027.  
  1028.                 D.  Status Line
  1029.  
  1030.                 At the top of your screen is WML's title followed by the
  1031.           WML file you have open (if any).  At the bottom of the screen is
  1032.           a bar which looks like this:
  1033.  
  1034.                 Total|Selected|Bad/Omit|Pack|Index|01-01-1980
  1035.  
  1036.                 From left to right the items are:
  1037.                 1.  Total records in the open file
  1038.                 2.  Total records selected for printing
  1039.                 3.  Total records bad or excluded from mailings
  1040.                 4.  The word |Pack| if there are entries to be erased
  1041.                 5.  Selected indexing method (name, company, address, or
  1042.                     zip).
  1043.                 6.  To-day's date (so far as the computer knows).  If you
  1044.                     have a filter chosen, this will be replaced with
  1045.                     "Filter" followed by:
  1046.                     * "Sel" for Selected records only,
  1047.                     * "Del" for Deleted records only, or
  1048.                     * "SelDel" for both.
  1049.  
  1050.                                          -13-
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.                     If the filter message is bright the selection is 
  1069.                     unchanged, otherwise changes have occured.  For
  1070.                     example, suppose you have set the filter to "Selected
  1071.                     Only" then cleared the selection status of a record. 
  1072.                     The filter message would change to dim since the filter
  1073.                     is no longer accurate.
  1074.  
  1075.  
  1076.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES
  1077.  
  1078.                 The "File" menu contains options to use and manage your
  1079.           files and to print entries from these files.  The choices under
  1080.           the File menu are:
  1081.                   New - Create a new mailing list file
  1082.                   Open - Open an existing mailing list file
  1083.                   Close - Close the open file
  1084.                   Delete - Erase a file from the disk
  1085.                   Back-up - Make a back-up copy of data files
  1086.                   Restore - Restore data files from a back-up copy
  1087.                   Format Floppies - Format floppy disks (for back-up use)
  1088.                   Index - Change the order in which entries are displayed
  1089.                     and printed or specify which entries you would like
  1090.                     displayed (called "filtering")
  1091.                   Pack - Remove entries which are flagged to be deleted
  1092.                   Import - Bring data into the open file from another file
  1093.                     format
  1094.                   Export - Send data to a different file format
  1095.                   Print/Select/Query - Menu of ways to print your list,
  1096.                     choose which entries are to be printed or otherwise
  1097.                     operated upon, and search the file
  1098.                   Exit - End WML and return to DOS
  1099.  
  1100.                 Many of these options cannot be used at certain times
  1101.           (e.g., if you have an empty mailing list file the Select option
  1102.           is useless so WML won't let you use it).  When an option is not
  1103.           valid it will be "gray" with no highlighted letter.
  1104.  
  1105.                 A.  Creating a New File
  1106.  
  1107.                 File/New let's you create new mailing list files.  Up to
  1108.           250 files can be managed by What Mailing List?.  When you press                                      __________________
  1109.           <-+Enter while this option is highlighted you will be asked to
  1110.           enter a name for the new file.  The name you enter will be
  1111.           checked for proper syntax and you will be warned if the file name
  1112.           you entered already exists.  If everything is okay your new file
  1113.           will be created and opened for use.
  1114.  
  1115.  
  1116.                                          -14-
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.                 B.  Opening an Existing File
  1135.  
  1136.                 Just like using a filing cabinet, you have to open a file
  1137.           before you can see what's in it.  File/Open let's you open a file
  1138.           which has been previously created.
  1139.  
  1140.                 After you select this option you will be presented with a
  1141.           list of the WML files in the current directory.  Use the up and
  1142.           down arrow keys to highlight the file you wish to use, then press
  1143.           <-+Enter.
  1144.  
  1145.                 Note that entries will be displayed and printed in the
  1146.           order indicated on the bottom status line.  To change the sort
  1147.           order use the Index menu.
  1148.  
  1149.                 C.  Saving/CLosing a File
  1150.  
  1151.                 WML saves your information every time you change something. 
  1152.           If you enter information and press the Esc key or click on a
  1153.           "Cancel" button with your mouse a message will warn you about
  1154.           losing any changes you have made.  The only danger comes with a
  1155.           power outage or anything else that causes WML to end improperly
  1156.           (e.g., the reset button or Ctrl-Alt-Del are used).  However, even
  1157.           in this case the only thing you would have to do is re-index the
  1158.           file -- no information would be lost.
  1159.  
  1160.                 Just the same, it's always safest to Close a file when you
  1161.           will be away from your computer for a while.  That way if
  1162.           anything happens while you are away your information is saved. 
  1163.           The other use for Close is when you want to delete the open file. 
  1164.           The Delete function (below) will not let you delete an open file,
  1165.           so you must close it first.
  1166.  
  1167.                 D.  Deleting a File
  1168.  
  1169.                 WML contains all the tools you need to manage your mailing
  1170.           list files.  The File/Delete function gives you a convenient way
  1171.           to remove files from your disk.  When you select this option you
  1172.           will get the same file list you see with the "Open" option.1 
  1173.           Highlight a file and press <-+Enter, and the computer will read
  1174.           the name back to you (to be sure you picked the right one) and
  1175.           ask for permission to continue.  If you press <-+Enter (or click
  1176.  
  1177.                                         ____________________
  1178.  
  1179.                1    The list will not contain the name of the open file (if
  1180.                     any), only the files which are "put away."
  1181.  
  1182.                                          -15-
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.           on "Ok") then the file will be erased from the disk (along with
  1201.           it's indices) and will no longer appear on lists.
  1202.  
  1203.                 E.  Making Back-up Copies of Your Files
  1204.  
  1205.                 File/Back-up protects your information by allowing you to
  1206.           copy it to another disk.  Using Preferences/Back-up you should
  1207.           have decided how you wanted to perform a back-up -- using the DOS
  1208.           COPY command, ARJ, LHARC, or PKZIP (the default is DOS COPY). 
  1209.           After you select File/Back-up you will see a summary window and
  1210.           the system will pause for you to enter the back-up destination
  1211.           (which is typically a floppy disk drive, but you may decide to
  1212.           back-up to another hard disk, a network drive, etc.).  All WML
  1213.           data files will then be backed-up to the destination disk and
  1214.           directory using the method shown in the window.
  1215.  
  1216.                 Please see also the section on choosing a back-up method
  1217.           under Preferences.
  1218.  
  1219.                 F.  Restoring Files from a Back-up Copy
  1220.  
  1221.                 If you ever need to recover data files from a floppy disk
  1222.           you made using the Back-up command (above), just place the floppy
  1223.           disk in its drive, if applicable, and select File/Restore.  The
  1224.           method used to restore the files will be the one specified on the
  1225.           Preferences/Back-up window.  The system will pause for you to
  1226.           enter the source drive -- the one you used when backing-up, which
  1227.           is typically a floppy disk drive, but may be another hard disk, a
  1228.           network drive, etc.  All WML data files will then be restored
  1229.           from the back-up copy to the WML directory.
  1230.  
  1231.                 Please see also the section of choosing a back-up method
  1232.           under Preferences.
  1233.  
  1234.                 G.  Formatting Floppy Disks
  1235.  
  1236.                 This option is for those times when you have decided to
  1237.           make a back-up copy of your data but don't have a formatted disk
  1238.           handy or want to re-format a disk to check for any bad spots. 
  1239.           File/Format Floppies lets you format a floppy disk to your
  1240.           computer's standard density without exiting WML.  By "standard
  1241.           density" I mean that if you have a high density drive you can
  1242.           only format high density disks (in other words, WML doesn't pass
  1243.           any parameters to DOS FORMAT).  There is an exception to this:
  1244.  
  1245.                 If you have What Floppy Format? (WFF.EXE) available                            ___________________
  1246.           somewhere in your DOS search path, WML will automatically access
  1247.  
  1248.                                          -16-
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.           it for formatting floppy disks so you can format any kind of disk
  1267.           using FDFORMAT.  (You will receive a complimentary copy of the
  1268.           latest version of WFF with your WML registration.  FDFORMAT is a
  1269.           Freeware product by another author and can be found on my support
  1270.           BBSs.)
  1271.  
  1272.                 H.  Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing)
  1273.  
  1274.                 Sometimes a data base's index files can be damaged.  This
  1275.           can typically happen with a power outage, Ctrl-Alt-Del while in
  1276.           WML, etc.  File/Re-Index allows you to re-build the indices for a
  1277.           mailing list.  Just open a file then select this option;
  1278.           everything is automatic.
  1279.  
  1280.                 I.  Removing Records Which Are Marked for Deletion
  1281.                     (Packing)
  1282.  
  1283.                 File/Pack is used to remove deleted records from the
  1284.           mailing list data base which is currently in use.  When an item
  1285.           is marked for deletion from a mailing list file the records are
  1286.           not removed from the data base until this option is chosen.  This
  1287.           can be handy if you accidentally mark a record for deletion
  1288.           because you can "un-mark" it; or you could use this feature to
  1289.           mark all the records you want to delete then review the records
  1290.           on the screen before actually packing the file.
  1291.  
  1292.                 J.  Importing Data from Other Software
  1293.  
  1294.                 File/Import allows you to read data from other files to
  1295.           become a part of the mailing list file you are using.  Once you
  1296.           select import, you will be shown a menu of file types:
  1297.  
  1298.                 - ASCII
  1299.                 - What Mailing List? 1.3 file
  1300.                 - What Mailing List? 2.x file
  1301.                 - Another dBase file
  1302.  
  1303.                 Highlight the type of file you would like to import and
  1304.           press <-+Enter.
  1305.  
  1306.                     1. Importing ASCII Files                       _____________________
  1307.  
  1308.                     An ASCII file must have commas delimiting each field
  1309.                 and one record per line (i.e., CR/LF or ASCII 13 10
  1310.                 terminates a record).  A completely definable ASCII import
  1311.                 (just like the DBF import) will be released soon.  For now,
  1312.                 WML will import ASCII files generated by itself or CP/M NAD
  1313.  
  1314.                                          -17-
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.                 files (both of which are practically identical).  The
  1333.                 structure of an ASCII record must be:
  1334.  
  1335.                     -  First name (up to 30 characters when combined with
  1336.                        the surname)
  1337.                     -  Surname (last name) (up to 30 characters when
  1338.                        combined with the first name)
  1339.                     -  Company name (up to 35 characters)
  1340.                     -  Address line 1 (up to 35 characters)
  1341.                     -  Address line 2 (up to 35 characters)
  1342.                     -  City (up to 21 characters)
  1343.                     -  State abbreviation/Province (two upper-case letters
  1344.                        in American mode or up to 15 characters in Canadian
  1345.                        or International mode)
  1346.                     -  Zip code (up to 9 numbers (no dash) in American mode
  1347.                        or up to 10 characters in Canadian or International
  1348.                        mode)
  1349.  
  1350.                     NOTE: Version 2.0 is only able to import these first 8
  1351.                 fields.  Anything beyond the zip code on a line will be
  1352.                 ignored.
  1353.  
  1354.                     2. Importing WML 1.x Files                       _______________________
  1355.  
  1356.                     If you have been using version 1 of WML (or earlier
  1357.                 versions called "List Manager") you can import these files
  1358.                 into WML 2.  List Manager files need to be imported into a
  1359.                 WML file since there were structure changes between these
  1360.                 versions.  So use your old WML to create new files & import
  1361.                 any of those List Manager files, then bring up WML 2 and
  1362.                 select this option.
  1363.  
  1364.                     After you select File/Import/WML 1.x you will see a
  1365.                 list of DBF files in the current directory.  I have not yet
  1366.                 figured out a good way to allow disk drives to be navigated
  1367.                 in this window, so you are limited to the current
  1368.                 directory.
  1369.  
  1370.                     After you select a file to import you will see a graph
  1371.                 showing progress and the number of records imported will be
  1372.                 shown on the status line.
  1373.  
  1374.                     3. Importing WML 2.x Files                       _______________________
  1375.  
  1376.                     This option is handy for consolidating several files
  1377.                 into one.  Just select File/Import/WML 2.x and you will see
  1378.                 the file list box.  Choose a file, then choose whether to
  1379.  
  1380.                                          -18-
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.                 import all of the records or just those which are selected
  1399.                 for printing, and away it goes.  As usual, you will see a
  1400.                 progress graph and the record number count on the bottom
  1401.                 status line will be updated.
  1402.  
  1403.                     This is a handy way to separate a group of entries
  1404.                 which have grown too large.  For example, let's say you had
  1405.                 a list of clients grouped by occupation and one occupation
  1406.                 became so large that you wanted to put them in a separate
  1407.                 file.  You could select all of the records with that
  1408.                 particular group for printing.  Then, create a new file and
  1409.                 import the selected records.  Back in your old file you can
  1410.                 delete all of the selected records.  Now you have a new
  1411.                 file with just the records you want in it.
  1412.  
  1413.                     4. Importing Other dBase Files                       ___________________________
  1414.  
  1415.                     Release 2.0y is the first to have a functional dBase
  1416.                 DBF file import.  I'm happy to introduce it to you now.
  1417.  
  1418.                     WML's DBF import can handle any file made by dBase,
  1419.                 FoxBase, dB XL, dB Fast, QuickSilver, Clipper, or any other
  1420.                 dBase clone.  Many information organizers (including other
  1421.                 mailing list managers) use the DBF file format.  Chances
  1422.                 are, if the file ends in DBF you can import it into WML.
  1423.  
  1424.                     When you select this option from the menus you will be
  1425.                 asked to enter a file specification and "*.DBF" will be the
  1426.                 default answer.  Type the name of the DBF file you want to
  1427.                 import or use the DOS wildcards to scan a file list.  For
  1428.                 example, you might type "C:\DBASE\*.DBF" to see a list of
  1429.                 files in that directory or you might type the whole file
  1430.                 name something like, "C:\DBASE\MYFILE.DBF".
  1431.  
  1432.                     Once the DBF file is established you will see two
  1433.                 windows with field names.  On the right are the WML field
  1434.                 names.  On the left are some or all of the DBF field names
  1435.                 for the file to be imported.
  1436.  
  1437.                     Use the arrow keys to highlight a WML field in the
  1438.                 right-hand window then press ENTER to define it and you
  1439.                 will see a pop-up menu of DBF field choices.  Highlight the
  1440.                 DBF field and press ENTER.  You will see the field you
  1441.                 chose highlighted in the left window as you move between
  1442.                 the WML fields.  Press the F10 key to begin importing
  1443.                 records from the DBF file.
  1444.  
  1445.  
  1446.                                          -19-
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.                     If the dBase file you are importing does not have a
  1465.                 field corresponding to one of WML's you do not need to
  1466.                 define it.  A near-future update to this function will be
  1467.                 the ability to map more than one DBF field to one WML
  1468.                 field.
  1469.  
  1470.                 K.  Export
  1471.  
  1472.                 Export is the reverse of Import:  It allows you to send
  1473.           information to these file formats:
  1474.                 -   ASCII
  1475.                 -   WordPerfect merge
  1476.                 -   Microsoft Word merge
  1477.                 -   Ventura Publisher
  1478.  
  1479.                 Most commonly information is exported to an ASCII file and
  1480.           then imported into a word processor, spreadsheet, or other
  1481.           programme.
  1482.  
  1483.                     1. WordPerfect Merge                       _________________
  1484.  
  1485.                     When you select this option you will be asked for a
  1486.                 file name.  Enter the full file name you wish to use,
  1487.                 including drive and path if necessary.  Once you finish
  1488.                 with this function you will have an ASCII file which
  1489.                 contains WordPerfect's merge codes.  To prepare the file
  1490.                 for use, start WordPerfect, import the ASCII file (Ctrl-F5,
  1491.                 1, 2) then save it in WordPerfect format. 
  1492.  
  1493.                     2. Microsoft Word Merge                       ____________________
  1494.  
  1495.                     Just like with the WordPerfect Merge file, this option
  1496.                 will make you an ASCII file which is in Word's merge
  1497.                 format.  I don't use Word regularly, but I believe there is
  1498.                 no special preparation needed to use the resulting file. 
  1499.                 The most you might need to do is import the file and save
  1500.                 it.
  1501.  
  1502.                     3. Ventura Publisher                       _________________
  1503.  
  1504.                     This is a special form of an ASCII text file.  The
  1505.                 resulting file will be given a "TXT" extension and each
  1506.                 line of the data will begin with an "at" sign (@), the name
  1507.                 of the field, a space, an equal sign (=), another space,
  1508.                 and then the data.  For example:
  1509.  
  1510.                     @NAME = ABC Company
  1511.  
  1512.                                          -20-
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.                     @ADDRESS_1 = 123 Main Street
  1531.  
  1532.                     The file will be double-spaced since this is how VP
  1533.                 determines end-of-paragraph in an ASCII file.
  1534.  
  1535.  
  1536.                 L.  PRINT/SELECT/QUERY
  1537.  
  1538.                 Selecting this option under the File menu brings forth a
  1539.           whole new pull-down menu which lets you select or clear the
  1540.           records you wish to print and print labels/envelopes/etc.  After
  1541.           you choose it, a new menu will appear with the options:  File,
  1542.           All, Group, Date, City, State, Zip, Individual, and Actions.
  1543.  
  1544.                 Under the File submenu are options to print and exit the
  1545.           Print/Select/Query menu (back to the top menu).  Before printing
  1546.           labels, envelopes, or a phone book, you must first select the
  1547.           records to be printed, so I'll go through the select/query
  1548.           options first then the printing options later.
  1549.  
  1550.                     1. Selecting entries to be printed                       _______________________________
  1551.  
  1552.                     Notice that the second item on the status line at the
  1553.                 bottom of your screen shows the number of entries which are
  1554.                 selected to print.  This number will change as you use the
  1555.                 options on this submenu.
  1556.  
  1557.                     "All" lets you mark or un-mark all records in the data
  1558.                 base.  "Group" lets you select or clear records according
  1559.                 to the groups to which they belong.  "Date/New" will mark
  1560.                 or un-mark records which have never been printed (i.e., the
  1561.                 number of last mail date = 0); "Date/by Date" will select
  1562.                 or clear records based on a specific date you provide. 
  1563.                 "Individual/All" will allow you to scan the entire data
  1564.                 base, marking and un-marking records one at a time;
  1565.                 "Individual/Selected" will allow you to scan only those
  1566.                 records which are currently selected.  City/State/Zip
  1567.                 options let you select or clear options based on exact
  1568.                 matches in these fields.
  1569.  
  1570.                     2. Query: Acting upon selected entries                       ___________________________________
  1571.  
  1572.                     The "Action" submenu lets you perform actions on the
  1573.                 selected records.  This is somewhat of a "query" function,
  1574.                 if you like data base terminology.  Once you have selected
  1575.                 records you can reset the group settings for the records,
  1576.                 flag them as deleted, or clear the delete flag.  Please
  1577.  
  1578.                                          -21-
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.                 note that if you use the Group function it will replace
  1597.                 existing group definitions with the new definition you
  1598.                 specify.
  1599.  
  1600.                     3. Selection Examples                       __________________
  1601.  
  1602.                     WML's Select feature may seem limited at first glance,
  1603.                 but it is actually very comprehensive.  At the time of this
  1604.                 writing I found myself thinking that WML couldn't do a
  1605.                 certain type of query and then realizing that it could, so
  1606.                 I think some examples are in order.
  1607.  
  1608.                     Let's say you have two groups defined in a mailing
  1609.                 list: Team A and Team B.  Of the entries on file, some are
  1610.                 part of Team A, some Team B, and some are both.
  1611.  
  1612.                     Now, let's say you want to send a mailing to all Team A
  1613.                 members.  First you may want to choose All/Clear to clear
  1614.                 any existing selection, then you would choose Groups/Select
  1615.                 and flag the group Team A in the Groups Window.
  1616.  
  1617.                     For another mailing you want to include all members of
  1618.                 Team B who are not members of Team A.  First, clear any
  1619.                 existing selection.  Second, use Groups/Select to flag all
  1620.                 members of Team B.  Finally, use Groups/Clear to clear all
  1621.                 members of Team A from the selection.
  1622.  
  1623.                     For another mailing you may want to include all members
  1624.                 of Team A who have not yet received a mailing.  Use the
  1625.                 Date/New option to select these.  Or you can use Date/by
  1626.                 Date to select members who last received a mailing on a
  1627.                 certain date.
  1628.  
  1629.                     Whatever you need to do, chances are WML will do it. 
  1630.                 If you can't figure out how to get what you want, please
  1631.                 let me know!
  1632.  
  1633.                     4. Printing                       ________
  1634.  
  1635.                     This is one of the most useful parts of WML since it
  1636.                 puts your work on paper.  Under the Print/Select/Query
  1637.                 submenu "File" you will see options to print a list of
  1638.                 group definitions, a phone book, laser envelopes & labels,
  1639.                 and continuous envelopes & labels.  Some or all of the
  1640.                 printing options may be "grayed-out" and unavailable for
  1641.                 use depending on certain conditions.  For example, if you
  1642.                 have not selected any entries for printing then all of the
  1643.  
  1644.                                          -22-
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.                 options except for "Group List" and "Exit" will be gray and
  1663.                 you will not be able to select them.
  1664.  
  1665.                 Note:  The number of records which are selected for
  1666.                     printing appears on the status line at the bottom of
  1667.                     the screen.
  1668.  
  1669.                 Here is an overview of the sequence of events for printing:
  1670.  
  1671.                                        Print Menu
  1672.                                             |
  1673.                Group List  Phone Book   Envelopes      Labels      Zip Dist
  1674.                     |           |           |             |               |
  1675.                                               ------------------W h i c h   P r i n t e r ?----------------
  1676.                     |           |           |             |               |
  1677.                   Print       Print      Select        Define/        Print
  1678.                                          return         pick
  1679.                                          address       labels
  1680.                                             |             |
  1681.                                           Print         Print
  1682.                                             |             |
  1683.                                             +  Update Times Mailed and
  1684.                                                    Last Mail Date
  1685.  
  1686.  
  1687.                     5.  Group List                        __________
  1688.  
  1689.                     The Group List option lets you print a list of the
  1690.                 groups you have defined.  If you have two printers defined
  1691.                 you will be asked to choose the one to use.
  1692.  
  1693.                     Group List only appears if you have defined groups, and
  1694.                 does not update the times mailed or last mail date.
  1695.  
  1696.                     6.  Envelopes                        _________
  1697.  
  1698.                     The Envelopes option lets you print envelopes (what a
  1699.                 surprise, eh!?).
  1700.  
  1701.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  1702.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  1703.                 print the envelopes.
  1704.  
  1705.                     Next, you will be given a menu of return addresses to
  1706.                 print on the envelopes.  Select "None" if you do not want
  1707.                 any return address to be printed or use the arrow keys to
  1708.                 highlight the one you want and press <-+Enter to select it.
  1709.  
  1710.                                          -23-
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.                     When printing envelopes on a laser printer, any soft
  1729.                 fonts you defined (on the Preferences/Printers screen) will
  1730.                 be downloaded for printing then the postal bar code font
  1731.                 will be downloaded, if present.  Finally, the envelopes
  1732.                 will be printed.
  1733.  
  1734.                     Note: If you are using an impact printer and have set
  1735.                 the "Pause" field to "yes" then you will be prompted to
  1736.                 load each envelope and press <-+Enter before the data is
  1737.                 sent to the printer.  All dot matrix printers, with a few
  1738.                 rare exceptions, have a sensor switch which detects when
  1739.                 the paper has run out.  Some dot matrix printers,
  1740.                 especially older models, stop printing when the paper moves
  1741.                 past the sensor, rather than printing to the bottom of the
  1742.                 form.  With envelopes this is a problem since the form is
  1743.                 very short (typically about 4.5-inches long) and you want
  1744.                 to print the return address about 2-inches from the bottom.
  1745.  
  1746.                     If your printer has this problem with single-fed
  1747.                 envelopes, one trick you can try is to put a business card
  1748.                 or other piece of paper against the sensor so it will print
  1749.                 to the bottom of the envelope.  This defeats the paper-out
  1750.                 sensor, though, so it's up to you to make sure everything
  1751.                 is okay.
  1752.  
  1753.                     After all envelope data has been sent to your printer
  1754.                 WML will ask if you want to update the Times Mailed and
  1755.                 Last Mail Date for the records printed. Answer by pressing
  1756.                 the <-+Enter key for "Yes" or the Esc key for "No."
  1757.                 Answering "Yes" will change the Last Mail Date of the
  1758.                 selected entries to today's date and the Number of Times
  1759.                 Mailed field will be incremented by one.
  1760.  
  1761.                     A laser printer tip -- if the print density is uneven
  1762.                 try changing the left or top offsets (on the
  1763.                 Preferences/Define Envelopes screen) so all of the return
  1764.                 address is on a constant thickness of paper.  Laser
  1765.                 printers have trouble printing on uneven surfaces.  You
  1766.                 might also try using a different brand of envelope.  As far
  1767.                 as national brands go I have found that Meade recycled
  1768.                 paper "security" envelopes work very well, but the Stuart
  1769.                 Hall ones do not (too thick).
  1770.  
  1771.                     During envelope printing you can press Esc to cancel
  1772.                 printing.
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.                                          -24-
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.                     If the soft font MAILCODE.SFL is in your WML directory
  1795.                 then postal bar codes will automatically be printed on
  1796.                 laser envelopes which have U.S. zip codes.  Bar codes on
  1797.                 dot matrix envelopes & labels is coming soon.
  1798.  
  1799.                     7.  Labels                        ______
  1800.  
  1801.                     Select this to print sheets of labels on your laser
  1802.                 printer or continuous labels on your impact printer.
  1803.  
  1804.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  1805.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  1806.                 print the labels.
  1807.  
  1808.                       For laser labels, you will be asked for the
  1809.                 specifications of your label sheet -- the number of labels
  1810.                 across and inches (vertically) between labels.
  1811.  
  1812.                       For impact printer labels, you will be given the menu
  1813.                 of label types from which to choose the one you are using.
  1814.  
  1815.                     Note: During label printing you can press Esc to cancel
  1816.                 printing.
  1817.  
  1818.                     You can change the left offset for impact printers on
  1819.                 the Preferences/Label Types screen.  Some impact printers,
  1820.                 such as the NEC P5300, have the paper sensor a few inches
  1821.                 from the left margin.  If you use a narrow strip of labels,
  1822.                 such as the common 3.5 x 15/16 labels, the printer will not
  1823.                 "see" the labels and will, therefore, not print.
  1824.  
  1825.                     This is where the left offset comes in handy.  You can
  1826.                 set a left offset of, say, 1.5 inches, then load your
  1827.                 labels 1.5-inches from the left margin.
  1828.  
  1829.                     Got something for everybody in here...  :)
  1830.  
  1831.                     8.  Phone Book                        __________
  1832.  
  1833.                     Since WML can track phone numbers, it would be nice if
  1834.                 it could print them, wouldn't it?  Sure!  A nice 2-column
  1835.                 phone book, suitable for folding into one's pocket.
  1836.  
  1837.                     You can print the phone book on your dot matrix or
  1838.                 laser printer.  A 12cpi to 17cpi mono-spaced (fixed) font
  1839.                 will work best for the phone book, although the entries
  1840.                 themselves work quite well with proportional fonts.  If you
  1841.  
  1842.                                          -25-
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.                 use a proportional font for the titles you will find that
  1861.                 the index at the top right of the page "floats."  Short of
  1862.                 figuring out how to do width tables, this was the best I
  1863.                 could come up with.  So just use Courier 12 or something
  1864.                 like that.  Experiment to find the best method to print the
  1865.                 phone book on your equipment.
  1866.  
  1867.                     The phone book will only include records which have
  1868.                 been selected for printing, and does not ask to update the
  1869.                 Times Mailed and Last Mail Date.  Entries without a phone
  1870.                 number will just show the name & address (no trailing dots
  1871.                 after the name).
  1872.  
  1873.                     9.  Zip/Postal Code Distribution List                        _________________________________
  1874.  
  1875.                     Here is a useful report for people who do bulk
  1876.                 mailings.  It shows each of the zip codes included in the
  1877.                 open file's Selected records along with a count of the
  1878.                 total number of entries in that zip/postal code.  U.S. zip
  1879.                 codes are classified by the 5-digit zip even if the entry
  1880.                 has a 9-digit zip.  When you print your bulk mailing, just
  1881.                 bring this report with you to the Post Office.  It is my
  1882.                 understanding that they will use the report rather than
  1883.                 count each envelope bundle by hand.
  1884.  
  1885.                     The Zip/Postal Code Distribution does not update the
  1886.                 times mailed or last mail date since it does not print any
  1887.                 entries.
  1888.  
  1889.  
  1890.           XI.   DATA ENTRY
  1891.  
  1892.                 This menu of What Mailing List? lets you enter data into a
  1893.           mailing list or define groups and abbreviations.  "Names"
  1894.           accesses the mailing list entry screen.  "Groups" accesses the
  1895.           group definition window.  "Abbreviations" accesses the
  1896.           abbreviations definition window.
  1897.  
  1898.                 A.  Names
  1899.  
  1900.                 This is the main data entry screen of WML since it is where
  1901.           you enter and change your mailing list information.  You can only
  1902.           use this function when you have a mailing list file opened for
  1903.           use.  When you choose Names a window will open which has room for
  1904.           all of the information for a single entry.  If the open file has
  1905.           any entries the window will be filled with the first entry on
  1906.           file.  If the file is empty, a blank form will be displayed.
  1907.  
  1908.                                          -26-
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.                 As you move through a mailing list file, a file position
  1927.           indicator on the right side of the screen will change to show you
  1928.           the displayed record's position in the file.  When you are
  1929.           entering a new record the indicator turns yellow (or bright white
  1930.           on a monochrome monitor) and is positioned at the bottom.
  1931.  
  1932.                     1.  Special Keys and Key Combinations                        _________________________________
  1933.  
  1934.                     While on the Names screen there are several special
  1935.                 keys (such as PgDn) and key combinations (such as ^PgDn)
  1936.                 shown at the bottom of the screen.
  1937.  
  1938.                 PgDn    Move forward (down) through the file.  If you press
  1939.                         PgDn on the last record on file, What Mailing List?
  1940.                         will beep.
  1941.                 PgUp    Move backward (up) through the file.  If you press
  1942.                         PgUp on the first record on file, What Mailing
  1943.                         List? will beep.
  1944.                 ^PgDn   "Control-PageDown" -- hold down the key marked Ctrl
  1945.                         and press the PgDn key.  This tells WML to begin
  1946.                         adding new records.
  1947.                 ^Home   "Control-Home" -- moves to the first entry on file. 
  1948.                         Hold down the Ctrl key then press the Home key.
  1949.                 ^End    "Control-End" -- moves to the last entry on file. 
  1950.                         Hold down the Ctrl key then press the End key.
  1951.  
  1952.                     2.  Function Keys (F-Keys)                        ______________________
  1953.  
  1954.                     On the bottom of the screen you will see several
  1955.                 function keys defined.  Function keys are labelled "F1"
  1956.                 through "F10" along the left side of your keyboard, or "F1"
  1957.                 through "F12" along the top of your keyboard.
  1958.  
  1959.                     3.  Using Filters                        _____________
  1960.  
  1961.                     If you have selected one or more filters from the Index
  1962.                 menu the entries you see will be only those included in the
  1963.                 filter at the time the filter was set.  The Names screen
  1964.                 will begin with the first entry with the filter criteria
  1965.                 (e.g., the first deleted record on file may actually be the
  1966.                 fifth record).
  1967.  
  1968.                     When records within a filtered set of records change,
  1969.                 those records remain within the filtered set of records. 
  1970.                 To illustrate, if you have the filter set to show you only
  1971.                 those records which are selected for printing, then you go
  1972.                 to the Names screen and change the Select flag for a
  1973.  
  1974.                                          -27-
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.                 record.  Since this record is no longer selected for
  1993.                 printing it doesn't "belong" in the filtered set of records
  1994.                 any more, but WML leaves it there so you can review the
  1995.                 changes you have made to the records which were originally
  1996.                 filtered.
  1997.  
  1998.                     To reset a filter (e.g., using the above example, to
  1999.                 eliminate the records which were changed from the filtered
  2000.                 set), just toggle the filter setting OFF then back ON
  2001.                 again.
  2002.  
  2003.                     As you use the PgUp and PgDn keys the display will jump
  2004.                 to the next or previous entry with the filter criteria. 
  2005.                 The F2 (Find) key will display only those selections
  2006.                 included in the filter.
  2007.  
  2008.                     Note: I decided that filters are more useful if they do
  2009.                 not change dynamically.  That is, if you have the filter
  2010.                 set to Selected records then you Clear (or un-select) a
  2011.                 record, that record will still be in the filtered list
  2012.                 until you reset the index or filter options.  Think of it
  2013.                 this way: if you are reviewing a bunch of records you had
  2014.                 marked for printing to make a final decision, it would be
  2015.                 really a pain if, every time you changed a Select status
  2016.                 flag, entries disappeared from your review list so you
  2017.                 couldn't see which ones you had Cleared from being printed.
  2018.  
  2019.                     If you want to reset the filtered list after changing
  2020.                 many records, just go to the Index menu and turn the filter
  2021.                 off and back on.
  2022.  
  2023.                     4.  Getting Help (F1/Help)                        ______________________
  2024.  
  2025.                     When you see the "F1/Help" message at the bottom left
  2026.                 of your screen if means there is context-sensitive help
  2027.                 available for the field on which the cursor is sitting. 
  2028.                 Whether or not the message is displayed you can press the
  2029.                 "F1" key for help.  If there is no specific help for the
  2030.                 item you are on you will get the Help Index.
  2031.  
  2032.                     In the State/Province field pressing F1 brings up a
  2033.                 list of U.S. State and Canadian Province names from which
  2034.                 you may browse and select one.  The abbreviation for the
  2035.                 selected State or Province will be placed in the record.
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.                                          -28-
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.                     5.  Locating Another Entry (F2/Find)                        ________________________________
  2059.  
  2060.                     Use this function key to navigate through your mailing
  2061.                 list.  F2/Find opens a window showing all of the entries on
  2062.                 file, one line per entry.  You can browse through the list
  2063.                 to jump directly to the entry you want.
  2064.  
  2065.                     You will notice new function keys at the bottom of the
  2066.                 screen while the Find function is active.  You can press a
  2067.                 letter or number to go directly to the index-key entry
  2068.                 beginning with that letter or number (if you are using the
  2069.                 Zip index press a "9" to jump to the first entry with a "9"
  2070.                 zip code; if you are using the Company Name index you could
  2071.                 press "K" to jump to the first company beginning with
  2072.                 "K")2.  Use the arrow and PgUp/PgDn/Home/End keys to move
  2073.                 around the list.  Press <-+Enter to use the entry which is
  2074.                 highlighted.
  2075.  
  2076.                     6.  Grouping Entries Together (F3/Group)                        ____________________________________
  2077.  
  2078.                     This function opens a window showing all of the groups
  2079.                 defined with arrows next to ones to which this record
  2080.                 belongs.  You define groups by using the Data Entry/Groups
  2081.                 screen (defined below).  Basically, just highlight a group
  2082.                 and press <-+Enter; the arrow will appear and disappear
  2083.                 (toggle) next to it -- an arrow means that the entry
  2084.                 belongs to this group.
  2085.  
  2086.                     When you press the F3/Group key a window appears
  2087.                 showing the groups defined.  Inside the window all of the
  2088.                 group descriptions for this mailing list file are displayed
  2089.                 (up to 255 groups).  You can move through the list using
  2090.                 the up/down arrow keys, the PgUp/PgDn keys, or by pressing
  2091.                 the first letter of the group description you wish to find. 
  2092.                 When a group is highlighted, press <-+Enter to select it or
  2093.                 clear the selection.  Selected groups have an arrow to the
  2094.                 left of them.  When a group is Selected for an entry, it
  2095.                 means that this person or business is a part of that group. 
  2096.                 For example, if you have a group called "Christmas List"
  2097.                                         ____________________
  2098.  
  2099.                2    The  index is  determined by  the setting of  the Index
  2100.                     menu.  If the index is set to Address, then the entries
  2101.                     will be sorted by whatever is in the first address line
  2102.                     -- starting  with blanks,  then numbers,  then letters.
  2103.                     The  current index is  displayed on the  status line at
  2104.                     the bottom of the screen.
  2105.  
  2106.                                          -29-
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.                 you can Select this group for all people you want to be on
  2125.                 your Christmas list.
  2126.  
  2127.                     7.  Adding New Records                        __________________
  2128.  
  2129.                     When you first use the Names screen on a new (empty)
  2130.                 file, WML will automatically place you in Add mode.  Once
  2131.                 the file has information, however, you are initially placed
  2132.                 in Edit mode (i.e., existing information is displayed for
  2133.                 you to view and/or change).
  2134.  
  2135.                     To add a new record to the file just press ^PgDn (hold
  2136.                 down the Ctrl key then press the PgDn key).  This places                         ____                    ____
  2137.                 you in Add mode.  You will see a blank data entry form and
  2138.                 the file position indicator will go to the bottom and turn
  2139.                 yellow (or bright white on a monochrome monitor).
  2140.  
  2141.                     While adding new records What Mailing List? checks for
  2142.                 duplicate names and addresses.  If you have duplicate
  2143.                 checking enabled (on the Preferences menu) you will see an
  2144.                 information window telling you about any duplicates and
  2145.                 asking permission to continue.  An entry must contain
  2146.                 something unique in personal and company name.  You can't
  2147.                 enter two records with the same personal names and company
  2148.                 name.  The only time I can think that you might need to
  2149.                 enter a duplicate is if the same person & company has two
  2150.                 offices.  I may figure out a way around this soon...
  2151.  
  2152.                     When you are finished entering new addresses you can
  2153.                 change modes in one of three ways:
  2154.  
  2155.                 1.  Press ESC on a blank form to return to the menu (if you
  2156.                     press ESC and have changed any information on the
  2157.                     screen you will be given a message and an opportunity
  2158.                     to save it -- don't worry)
  2159.                 2.  Press PgUp to move "up" to the existing records in the
  2160.                     file (i.e., switch to "change" mode)
  2161.                 3.  Press F2 (Find) to locate an existing record
  2162.  
  2163.                     To abandon new information (i.e., if you have started
  2164.                 entering something on the screen and decide you don't want
  2165.                 to save it), press the Esc key before you finish the                                               ______
  2166.                 screen.
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.                                          -30-
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2186.  
  2187.  
  2188.  
  2189.  
  2190.                     8.  Changing Existing Records                        _________________________
  2191.  
  2192.                     While an existing record is displayed you can change
  2193.                 information, mark it for deletion, exclude it from being
  2194.                 printed, or mark it as being a bad address.
  2195.  
  2196.                     You can use your mouse to go to the field you want to
  2197.                 change or use the arrow keys to move around.  After you
  2198.                 have made changes just press F7 (Save), or press Esc
  2199.                 (Cancel) to abandon any changes you made.
  2200.  
  2201.                     9.  Using the Delete/Omit/Bad Address Flags                        _______________________________________
  2202.  
  2203.                     On the right side of the Names data entry window you
  2204.                 will notice four lines which have square brackets [ ] to
  2205.                 the left of them.  These are called flags (since they flag                                                    _____
  2206.                 a condition) or toggles (since they act like toggle                                _______
  2207.                 switches, being turned on and off).  If there is a check-
  2208.                 mark ( ) inside the brackets then this item is selected,
  2209.                 otherwise it is not.  For example, if a check-mark is next
  2210.                 to the "Delete" flag then this record is marked for
  2211.                 deletion and will be removed from the file the next time it
  2212.                 is Packed.
  2213.  
  2214.                     You can set the toggles either with a mouse or the
  2215.                 keyboard.  To use a mouse just place the mouse cursor
  2216.                 anywhere on the item you want to change and press the left
  2217.                 button.  The check-mark will turn on and off as you click
  2218.                 on the option.  To use the keyboard just press the Alt key
  2219.                 (Menu); this will bring up a menu of the toggles.  Just
  2220.                 highlight the one you want to change and press <-+Enter. 
  2221.                 Press Esc to cancel the menu.
  2222.  
  2223.                     The Delete toggle indicates whether a record is to be
  2224.                 removed from the file the next time the File/Pack option is
  2225.                 used.  The Bad Address toggle indicates that the entry is a
  2226.                 bad address and should not be printed.  Likewise, Exclude
  2227.                 indicates an entry which should not be included in print-
  2228.                 outs.  Records marked Bad or Exclude cannot be selected for
  2229.                 printing.  The Select flag indicates whether the entry is
  2230.                 selected for printing.  Only those entries which are
  2231.                 selected for printing will print.
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.                                          -31-
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.                     10. Using Smart Zip                        _______________
  2257.  
  2258.                     Release 2.0g of WML brings Smart Zip -- a feature which
  2259.                 can save a lot of typing if your mailings tend to target a
  2260.                 region.  Using Smart Zip is easy -- it's automatic, there's
  2261.                 nothing to do.  Every time you type in a zip/postal code,
  2262.                 WML will look for it.  The state/province will always be
  2263.                 filled in for you, although it is not always 100% accurate
  2264.                 since some states overlap (according to the information I
  2265.                 have).  If the exact zip code is on file (5 digits checked
  2266.                 for U.S. zips) the city will also be filled in.  Otherwise,
  2267.                 the city and state/province you enter will be remembered
  2268.                 and the next time you type that zip code the city &
  2269.                 state/province will be filled in automatically.
  2270.  
  2271.                     11. Macros & Key Words                        __________________
  2272.  
  2273.                     Some mailing list packages use function key (F-key)
  2274.                 macros to save you typing and let you define "key words"
  2275.                 for entries.  What Mailing List? does all this, too, but in                              __________________
  2276.                 a slightly different way.
  2277.  
  2278.                     The use of macros can be simulated using WML's
  2279.                 Abbreviations (described below).  A simple 1-5 letter
  2280.                 abbreviation can expand to whatever you need.  For example,
  2281.                 you can define an abbreviation "POB" which expands to the
  2282.                 full text, "P.O. Box" or even "Post Office Box."
  2283.  
  2284.                 Note:   Abbreviations are used on the address,
  2285.                         comments, and city fields (although the
  2286.                         city is usually automatically filled in via
  2287.                         Smart Zip).
  2288.  
  2289.                     "Key words" are usually one or more short fields in
  2290.                 which you can put short key words (like "PRO" for
  2291.                 "Prospects", "XMAS" for "Christmas List", etc.).  WML gives
  2292.                 you two flexible ways of accomplishing this same goal
  2293.                 without cluttering the screen with extra fields:
  2294.  
  2295.                     1. Define group names into which your entries fit (such
  2296.                 as "Service companies," "Christmas list," etc.).  While
  2297.                 entering a new name or viewing an existing entry just press
  2298.                 the F3 key to pop-up the Groups window.  An entry can
  2299.                 belong to none or as many as 20 groups.  When you want to
  2300.                 print your Christmas list just use Select/Query (under the
  2301.                 "File" menu, described above):  Under the "Groups" menu
  2302.                 choose the "Select" option.  You will see the familiar pop-
  2303.  
  2304.                                          -32-
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.                 up window showing all group definitions.  Select as many
  2323.                 groups as you want then press F7.  All entries in those
  2324.                 group(s) are now selected to print.
  2325.  
  2326.                     2. Place key words or phrases in the comment lines. 
  2327.                 Let's say you had a customer list and in the comment lines
  2328.                 you liked to keep track of which computer equipment your
  2329.                 client's owned.  You might put things like XT, AT, 386,
  2330.                 Laser, Tape, VGA, DTP, etc. in your comments.  When you
  2331.                 want to mail a notice to all of your desktop publishing
  2332.                 clients ("DTP" people), just use Select/Query (under the
  2333.                 "File" menu, described above):  Under the "Phrase" menu
  2334.                 choose the "Select by phrase in comment" option; enter the
  2335.                 key "DTP" and press <-+Enter.  All entries with "DTP"
  2336.                 somewhere in the comments are now selected to print.
  2337.  
  2338.                 B.  Groups
  2339.  
  2340.                 Use this screen to define and change up to 255 group
  2341.           descriptions.  Grouping entries together makes it easy to select
  2342.           just the people you want for mailings.  For example, if you are
  2343.           setting up a mailing list for your business which will contain
  2344.           retail stores and service companies you might want to make groups
  2345.           for each type of business.  You might also want to set up groups
  2346.           to identify the people who have responded to a mailing and those
  2347.           who have not.
  2348.  
  2349.                 Note:  Groups are an optional part of each record.  An
  2350.           entry may belong to no groups at all, or it may belong to a
  2351.           maximum of 20 groups.
  2352.  
  2353.                 Use the Up and Down Arrows to highlight existing entries
  2354.           and press <-+Enter to edit.  Press the Ins (Insert) key to insert
  2355.           a new entry.  Press the Del (Delete) key to delete (erase) an
  2356.           entry.
  2357.  
  2358.                 Note:  When you tag a mailing list entry as belonging to a
  2359.           particular group, WML remembers the record number of the group,
  2360.           not the actual name.  So if you change the name of a group all
  2361.           entries will reflect the change.  If you delete a group, any
  2362.           entries which were part of that group will remember the record
  2363.           number; next time this record gets used for a new group these
  2364.           entries will "belong" to the new group.  The reason for this is
  2365.           that it could be a very slow process to have WML search through
  2366.           every mailing list file to remove a group codes from all files --
  2367.           if you had many large mailing lists it could take minutes or
  2368.  
  2369.  
  2370.                                          -33-
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.           hours to delete a group code.  I didn't think that was a good way
  2389.           to do things...
  2390.  
  2391.                 C.  Abbreviations (Macros)
  2392.  
  2393.                 This is a handy feature of WML -- it lets you define
  2394.           abbreviations to be used in entering your data.  This is the same
  2395.           concept as a macro.  Abbreviations will be used on the address,
  2396.           city, and comment lines of entries.
  2397.  
  2398.                 Use Ins/Del to insert and delete abbreviations, or use the
  2399.           Up/Down arrows to highlight and change existing abbreviations.
  2400.  
  2401.                 An abbreviation entry consists of an abbreviation and the
  2402.           full text for the abbreviation.  For example, an abbreviation
  2403.           might be "LA" and the full text "Los Angeles."  Any time you put
  2404.           "LA" on the city, first address line, or any of the comment lines
  2405.           it will be expanded to say "Los Angeles."
  2406.  
  2407.  
  2408.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF ENTRIES)
  2409.  
  2410.                 This menu lets you change the order in which the entries in
  2411.           your mailing list are displayed and printed.  There are four
  2412.           indexing options and two filter options from which to choose:
  2413.  
  2414.                 1.  by Name -- will sort entries by Surname plus First Name
  2415.                     plus a portion of the Company Name.
  2416.                 2.  by Company Name -- will sort entries by Company Name
  2417.                     plus Surname plus a portion of the First Name.
  2418.                 3.  by Address -- will sort entries by the first address
  2419.                     line plus a portion of Surname plus a portion of First
  2420.                     Name plus a portion of Company Name.
  2421.                 4.  by Zip/Postal code -- will sort entries by zip/postal
  2422.                     code plus a portion of Address.
  2423.  
  2424.                 5.  Filtered to include Selected records only.  This
  2425.                     option, when activated (a dot appears to the left),
  2426.                     allows only the records which are selected for printing
  2427.                     to be displayed and modified.  To state the reverse,
  2428.                     any records which are not selected for printing will
  2429.                     seem to be gone -- they will not show up on the screen
  2430.                     nor on the F2 (Find) window.
  2431.                 6.  Filtered to include Deleted records only.  When
  2432.                     activated (a dot appears to the left), only records
  2433.                     which are marked for deletion will show up on the Names
  2434.                     data entry screen, including the F2 (Find) window.
  2435.  
  2436.                                          -34-
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2450.  
  2451.  
  2452.  
  2453.  
  2454.                 Any potential conflicts of keys (as noted in earlier
  2455.           releases) have been removed (if you don't know what I'm talking
  2456.           about, don't worry about it - it's fixed).
  2457.  
  2458.                 A.  Changing the Index
  2459.  
  2460.                 The active index has a dot to the left of it.  To select a
  2461.           different index and/or to clear any filters (on the bottom
  2462.           section of the Index menu), just highlight or press the first
  2463.           letter of the index you would like to use.  Only one index can be
  2464.           active at a time.
  2465.  
  2466.                 B.  Filters
  2467.  
  2468.                 A filter is a way of limiting what you see, just like a
  2469.           camera filter.  This makes it easier to review certain entries,
  2470.           especially in very large mailing lists.
  2471.  
  2472.                     1.  Setting a Filter                        ________________
  2473.  
  2474.                     Let's say you selected all records in Group A for
  2475.                 printing and then wanted to browse that list, eliminating a
  2476.                 few here and there to reach a goal of 75 mailings.  Just
  2477.                 use the Index menu to set the "Selected filter" ON (a dot
  2478.                 will appear to the left when it is ON).  You will see a bar
  2479.                 graph as the open file is filtered (on smaller files it may
  2480.                 fly by so quickly you'll barely know it was there).  Now,
  2481.                 when you go to the Data Entry/Names screen you will see the
  2482.                 first record on file which is selected for printing (which
  2483.                 may not necessarily be the first actual record on file).
  2484.  
  2485.                     Pressing the PgUp and PgDn keys will move you around
  2486.                 with the filtered list.  If you press the F2 (Find) key,
  2487.                 the window will contain only the filtered list.  It may
  2488.                 seem as if the other records are gone, but a quick look at
  2489.                 the status line at bottom of the screen will tell you that
  2490.                 the number of records in your file has not changed.
  2491.  
  2492.                     2.  Clearing a Filter                        _________________
  2493.  
  2494.                     To clear a filter just select it again from the Index
  2495.                 menu.  Filters are toggles -- select once to turn ON, again
  2496.                 to turn OFF, again to turn ON, etc. etc.
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.                                          -35-
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.           XIII. PREFERENCES
  2521.  
  2522.                 The Preferences menu contains options which help you
  2523.           customize the operation of WML and set necessary parameters, such
  2524.           as the type(s) of printer(s) you have.  Preferences are in two
  2525.           groupings on the menu, separated by a horizontal line.  The upper
  2526.           options are screens; the bottom two options are toggles (i.e.,
  2527.           they are either "on" or "off").  A dot next to any of the bottom
  2528.           three toggles indicates that it is "on."
  2529.  
  2530.                 Please check each Preferences screen before making full use
  2531.           of WML, otherwise something might seem wrong with the software
  2532.           whereas it is due to the set of conditions under which WML is
  2533.           operating.
  2534.  
  2535.                 A.  Setting Your Return Addresses
  2536.  
  2537.                 You can set up to two return addresses which you would like
  2538.           to print on laser envelopes.  Each address may contain up to four
  2539.           lines, and can include punctuation, even quotation marks and
  2540.           commas.
  2541.  
  2542.                 When you are finished with this screen you can click on
  2543.           "Ok" to save the information and exit, "Cancel" to ignore any
  2544.           changes and exit, or use the keyboard keys F7 to Save or Esc to
  2545.           cancel.
  2546.  
  2547.                 B.  Choosing a Back-up Method
  2548.  
  2549.                 Under the File menu are options which allow you to back-up
  2550.           and restore your data to/from other disks for safety.  These
  2551.           operations will use the DOS COPY command unless you use this
  2552.           option to change it.
  2553.  
  2554.                 You will see a menu of four choices of methods to use when
  2555.           backing-up and restoring:  DOS COPY (the default), ARJ, LHARC, or
  2556.           PKZIP.  In order to use ARJ, LHARC, or PKZIP compression software
  2557.           you must have the compression programme available in your DOS
  2558.           PATH.  In addition, you will also need enough free memory (RAM)
  2559.           to run both WML and the compression software.
  2560.  
  2561.                 C.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  2562.  
  2563.                 WML has been designed to validate data differently for
  2564.           U.S., Canadian, and other (International) addresses.  By using
  2565.           the proper country setting you will have the following abilities
  2566.           and features:
  2567.  
  2568.                                          -36-
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.                   The U.S. setting will only allow numerical zip codes in
  2587.                   the format #####-####, telephone numbers in the format
  2588.                   (###) ###-####, dates in the format MM/DD/YYYY, and state
  2589.                   two-letter abbreviations.  If you enter a full State name
  2590.                   (properly spelled, of course) WML will find its
  2591.                   abbreviation for you.
  2592.  
  2593.                   The Canadian setting allows postal codes only in the
  2594.                   format A#A #A# (where A is a letter and # is a number),
  2595.                   telephone numbers as (###) ###-####, dates in the format
  2596.                   DD-MM-YYYY, and province abbreviations.  If you enter a
  2597.                   full province name WML will find its abbreviation for
  2598.                   you.
  2599.  
  2600.                   The U.S. & Canadian setting accepts data in either of the
  2601.                   formats mentioned above.  Dates are presented in the
  2602.                   format "## AAA ####".  For example, "17 Sep 1992".
  2603.  
  2604.                   The International setting does the least "work" for you:
  2605.                   it does not format zip codes or telephone numbers and
  2606.                   does not look up state/province abbreviations. 
  2607.                   Everything you enter is treated as literal information. 
  2608.                   Dates are displayed in yyyy-mm-dd format.
  2609.  
  2610.                 D.  Setting Envelope Size
  2611.  
  2612.                 I expect that most folks, like me, tend to use the same
  2613.           kind of envelope time and again, and it's probably a #10
  2614.           "business" envelope.  So I decided to keep this screen simple and
  2615.           just have a single definition for an envelope which can be
  2616.           changed from time to time, if necessary.
  2617.  
  2618.                 There are just three numbers to fill in:  The width of the
  2619.           envelope (left to right), the length (top to bottom), and the
  2620.           left margin for the return address.  Enter fractions of an inch
  2621.           as decimal figures (e.g., 1/2 is .5, 1/8 is .125, etc.).  The
  2622.           left margin adjustment can be negative or positive.  A negative
  2623.           number will move the return address to the left, a positive
  2624.           number will move it to the right.
  2625.  
  2626.                 E.  Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types
  2627.  
  2628.                 Version 2 brings a vastly enhanced label system.  Now,
  2629.           instead of picking two labels from a list, you always have access
  2630.           to the entire list of defined label types.  And instead of only
  2631.           one user-defined label type, ALL label types are now user-
  2632.           definable.
  2633.  
  2634.                                          -37-
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.  
  2646.  
  2647.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.  
  2652.                 WML is pre-configured for a few common label types, such as
  2653.           the ever-popular 1-across 3½-inch by 15/16-inch labels which are
  2654.           commonly sold in boxes of 5,000.  There are several blank,
  2655.           undefined label types which you can set up yourself.  In
  2656.           addition, you can even change the pre-defined labels to whatever
  2657.           you need.
  2658.  
  2659.                 First you will see the menu of label choices.  Highlight
  2660.           the one you want to change and press <-+Enter.  A window will
  2661.           open showing the name of the label and all of the measurements. 
  2662.           Type a short name (such as "Mailing", "Shipping", "Disk", etc.)
  2663.           to indicate the type of label.  Enter the width of the actual
  2664.           label (i.e., how much room there is upon which to print), the
  2665.           vertical distance from the top of one label to the top of the
  2666.           next, the horizontal distance from the left side of one label to
  2667.           the left side of the next, and the number of labels across.
  2668.  
  2669.                 You can use the Up and Down Arrow keys to move between
  2670.           lines, or point and click with a mouse.  When you are finished
  2671.           click on "Ok" to save or "Cancel" to abandon any changes, or use
  2672.           the keyboard keys F7 to Save or Esc to cancel.
  2673.  
  2674.                 F.  Defining your Printers
  2675.  
  2676.                 Before you can print anything you will have to tell WML
  2677.           what type(s) of printer(s) you plan to use.  WML can use two
  2678.           printers, a laser and a dot matrix.  The laser can be used to
  2679.           print envelopes and laser labels.  The dot matrix can be used to
  2680.           print continuous labels.  Either printer can be used to print
  2681.           group lists and phone books.  Until you define your printer(s)
  2682.           and font(s) there will be a flashing message at the bottom of the
  2683.           screen and you will not be able to use the File/Print option.
  2684.  
  2685.                 The Printer definition window shows the current settings. 
  2686.           Use the arrow keys to move around, and press the F3 key to change
  2687.           anything.  For example, to set your dot matrix printer move the
  2688.           cursor down to that line then press F3 and a menu of choices will
  2689.           appear.  Highlight your printer (or one compatible with it) and
  2690.           press <-+Enter.  Then move down to the font definition and press
  2691.           F3 again.  Highlight your font selection and press <-+Enter. 
  2692.           When you are finished, highlight the "Ok" button and press
  2693.           <-+Enter.  Alternately, you can press F7 to save the screen and
  2694.           exit.
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.                                          -38-
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.                     1.  Laser Printer Soft Fonts                        ________________________
  2719.  
  2720.                     Version 2 of WML is much more flexible in handling
  2721.                 laser printer soft fonts.  You can use any landscape PCL
  2722.                 fonts (the file names will end with .SFL).  You decide
  2723.                 which fonts to use once -- on the Preferences/Printers
  2724.                 screen -- and, from then on, WML automatically uses those
  2725.                 font choices.
  2726.  
  2727.                     Consider an example: When you set the font for the
  2728.                 envelope return address you may choose any of your
  2729.                 printer's built-in fonts or a soft font.  If you select the
  2730.                 first item in the font list, "Select a soft font," you will
  2731.                 first be asked for the drive and/or path containing the
  2732.                 files.  The last directory you used will be the default.
  2733.  
  2734.                     After you enter a correct path you will be shown a list
  2735.                 of the landscape soft font files (*.SFL) in that directory. 
  2736.                 Use the arrow keys and PgUp/PgDn keys to move around,
  2737.                 highlight the one you want, and press <-+Enter.  The soft
  2738.                 font file name, including the path, will now be shown on
  2739.                 the Preferences/Printers screen.
  2740.  
  2741.                     2.  Scalable Fonts                        ______________
  2742.  
  2743.                     A new font "technology" is scalable fonts.  This is
  2744.                 where a printer has a single font (e.g., CG Times,
  2745.                 Helvetica, etc.) which can be printed in any size.  I have
  2746.                 only seen printers with built-in scalable fonts; I have yet
  2747.                 to see how a scalable soft font works (I have no idea how
  2748.                 one would work with WML) (try it and see) (then tell me!).
  2749.  
  2750.                     Printers like the H-P LaserJet III and IV and Okidata's
  2751.                 dot matrix printer ML-391+ have scalable fonts built in. 
  2752.                 This means you can pick a font, such as Roman, and print in
  2753.                 practically any size you want.
  2754.  
  2755.                     When you select a scalable font WML will prompt you for
  2756.                 the character pitch (cpi) or the point size, depending on
  2757.                 whether it is a fixed-pitch or proportionally-spaced font. 
  2758.                 Without going into too much detail here, numbers between 8
  2759.                 and 14 work best.  I will write more on this in the
  2760.                 detailed manual (available to registered users for $8; see
  2761.                 Registration Form).  My favourite font for both my laser
  2762.                 and dot matrix is a Helvetica-type (sans serif) font at
  2763.                 12cpi or 12 points.
  2764.  
  2765.  
  2766.                                          -39-
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.  
  2784.                 G.  Duplicate Checking
  2785.  
  2786.                 If you want to have WML check for duplicate personal names,
  2787.           company names, and/or addresses while you are entering
  2788.           information, just select any or all of these toggles.  A dot to
  2789.           the left of the toggle indicates that it is turned on.  You can
  2790.           toggle them on and off as desired.  The setting of these toggles
  2791.           will be saved when you exit WML.
  2792.  
  2793.                 Using duplicate checking is a good way to avoid duplicate
  2794.           entries which have different personal names attached to them or
  2795.           ones which have identical addresses but a different name.  The
  2796.           drawback to duplicate checking is that it may noticeably slow the
  2797.           computer down.  If you are working on a very large mailing list
  2798.           or a very slow computer you might want to try turning some or all
  2799.           of the duplicate checking options OFF to increase speed.
  2800.  
  2801.  
  2802.           XIV.  HELP
  2803.  
  2804.                 The Help menu has three options:  Index, About, and
  2805.           Settings.
  2806.  
  2807.                 Help/About gives you some information about your memory and
  2808.           how to reach me.
  2809.  
  2810.                 Help/Index gives you a list of help topics from which you
  2811.           may choose.  This is like a brief on-line manual.  To use it just
  2812.           highlight a topic and press <-+Enter -- a helpful window of
  2813.           information will appear.
  2814.  
  2815.                 Help/Settings shows you the Preferences settings on a
  2816.           single screen so you can review them.
  2817.  
  2818.  
  2819.                 That's about all I can think to babble about.  Enjoy!
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.                                          -40-
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.